Aplikace Úkoly. Správa úkolů on-line. Vytvořte a přidělte úkoly ve vaších projektech. Sledujte úkoly a nimi strávený čas.

Aplikace Úkoly nabízí pro každý projekt několik menu, které můžete aktivovat pomocí nastavení aplikace.

Menu Seznam

Jedná se o hlavní nabídku v aplikaci. Umožní vám rychle se orientovat jak v Dokončených seznamech, tak i v Nedokončených seznamech. S jeho pomocí můžete vytvořit a uspořádat vaše úkoly a seznamy úkolů.

Menu Datum

Menu Datum umožňuje zobrazit úkoly a milníky uspořádané podle termínu splatnosti : Úkoly ve zpoždění, pro tento týden, pro příští týden, na později a úkoly bez termínů ukončení.

Menu Harmonogram

Menu Harmonogram umožňuje zobrazit termíny splatnosti úkolů a milníky projektu na každý den. Harmonogram může být zobrazen po týdnech nebo měsících.

Menu Ganttův diagram

Ganttův diagram umožňuje zobrazit milníky a seznamy úkolů daného projektu prostřednictvím Ganttových diagramů. Nastavení pro zobrazení umožňují také náhled na pokrok projektu, odhadovanou dobu nebo dobu strávenou na projektu.

Podrobnější informace na FAQ: Správa projektu a Ganttův diagram: Jak používat Ganttův diagram? (Článek v angličtině)

Pro otevření Informačního panelu klikněte na úkol .

Záložka Komentáře

Umožňuje přidat komentář a přílohy k úkolu. Obsahuje taky aktualizace úkolu (Změny, ukončení, odstranění, atd).

Záložka Přílohy

Umožňuje zobrazit a přidat přílohy k úkolu.

Záložka Odběratelé

Umožňuje zobrazit seznam odběratelů. Odběratelé jsou upozorněni o každém novém komentáři nebo aktualizaci. Přidat nebo smazat odběratele.

Záložka Aktualizace

Umožňuje zobrazit aktualizace úkolu (pokrok, ukončení, úprava, přiřazení, atd).

Poznámka: tvůrce úkolu a přiřazení uživatelé jsou automaticky přidáni jako odběratelé úkolu.

Vytvořit nový seznam úkolů a přiřadit mu odpovídající milník.

Můžete Přidat úkol​ do seznamu anebo vytvořit Nový seznam úkolů.

Import z Excelu

Je možné importovat soubor formátu Excel obsahující položky z vašeho projektu (Milníky, Seznamy úkolů, Úkoly, Přidelení uživatelé, atd). Pro více informací se obraťte na FAQ : Jak importovat a exportovat úkolů pomocí Excelu ? (Článek v angličtině).

Importovat seznam úkolů

Je možné importovat vaše referenční seznamy úkolů vytvořené v jiných projektech.

Zde je přehled “života” jednoduchého úkolu, od vytvoření až po jeho ukončení.

Klikněte na Ok. Úkol byl vytvořen. Jeho termín ukončení je zhodný s milníkem, který byl přirazen k danému seznamu úkolů.

Přiřazený uživatel obdrží oznámení v aplikaci Doručená pošta.

V závislosti na nastavení pro e-mailové upozornění, obdrží přiřazený uživatel zprávu e-mailem.

Kliknutím na odkaz Komentář, přiřazený uživatel může přidat komentář k úkolu i s přílohou.

V projektu je komentář připojen k úkolu, ostatní odběratelé o něm obdrží upozornění.

Pro ukončení úkolu, klikněte na odpovídající políčko pro zaškrtnutí.

Úkol je označen jako dokončen.

Vytvořte tagy potřebné pro vaše činnosti. Tagy mají mnohostranné využití:

• Nastavte vaší úroveň priority pro úkoly. Příklad: Urgentní, Důležité, atd. Anebo P1, P2, atd.
• Nastavte vaší úroveň závažnosti. Příklad: Blokován, Hlavní, Vedlejší, atd.
• Zařaďte úkoly do skupin podle povahy nebo funkce. Příklad:  Design, Vývoj, Dodávka, Správa, atd.
• Zařaďte úkoly do skupin podle produktu nebo služby. Příklad:  Produkt A, Produkt B, Služba C, atd.
• atd.

Je možné přiřadit víc tagů k jednému úkolu a kombinovat tyto použití.

Filtrujte vaše úkoly pomocí tagů

• V aplikaci Úkoly projektu je třeba možné zobrazit jen úkoly s určitým tagem.
• V aplikaci Úkoly v Řídícím panelu vašich projektů, můžete filtrovat všechny úkoly všech vašich projektů přes určitý tag.

Podrobnější informace na FAQ: Jak používat tagy pro úkoly projektů? (Článek v angličtině).

S GroupCamp Projekt můžete vytvořit vaše milníky, seznamy úkolů a úkoly pomocí souboru Excel.

Pomocí souboru Excel je taky možné aktualizovat úkoly, seznamy a milníky vašeho projektu:

• exportujte váš projekt do souboru Excel,
• upravte váš soubor, vytvořte nebo pozměnte jeho prvky,
• importujte váš soubor a aktualizujte váš projekt.

Podrobnější informace na FAQ: Jak importovat nebo exportovat úkoly, seznamy a milníky přes Excel ? (Článek v angličtině).

Aplikace Úkoly v GroupCamp Projekt nabízí specifickou e-mailovou adresu pro vytvoření úkolů přes e-mail.

V menu Vytvořit, zvolte Zadat úkoly e-mailem

Zvolte seznam úkolů, do kterého budou zařazeny úkoly přijaté přes e-mail (v opačném případě je automaticky vytvořen seznam úkolů jménem "Drop box"). Přizpůsobte a následně zkopírujte tuto e-mailovou adresu. 

Použijte tuto adresu ve vašem e-mailovém softwaru.

Úkol byl v projektu vytvořen .

S vaším oblíbeným softwarem pro zasílání zpráv : Outlook, Gmail, Windows Live Mail, Apple mail, … s vašim smartphonem nebo vaším tablettem, můžete založit úkoly ve svých projektech GroupCamp.

S přístupem na váš e-mail a s jednoduchým převodem na vaší adresu Drop box můžete:

• ukládat úkoly, aby se nezapomnělo zacházet s nimi,
• přiřadit úkol někomu ve vašem týmu,
• přiřadit osobní úkoly,
• použít adresu Drop box k zaznamenání zpětné vazby klientů, vašich evolučních nápadů.

Když píšete nebo odpovídáte na e-mail, můžete vložit ve skryté kopii (Cci) vaší adresu Drop box pro:

• připravení todo seznamů vašich spolupracovníků,
• přidelení monitorovacího úkolu danému spolupracovníkovi,
• uložení ve vašem projektu e-mailů a důležitých rozhodnutí.

Podrobnější informace na FAQ: Jak zadat úkoly přes e-mail pomocí adresy Drop box? (Článek v angličtině).

Správa úkolů on-line GroupCamp Projektu se používá s vaším softwarem pro zasílání zpráv.

Aplikaci Úkoly lze plně přizpůsobit vašim potřebám.

1. Přidat přílohy

2. Přizpůsobit zadávací formulář pro úkoly (osobní preference)

3. Přílohy k úkolu

4. Paralelní úkoly: přidělte jeden úkol více členům. Tlačítko "+" umožňuje přidat uživatele k úkolu

5. Odhadovaná doba pro úkol nebo pro přiřazenou osobu na úkolu (Hodiny nebo Dny)

6. Procento pokroku paralelního úkolu

7. Políčko pro zaškrtnutí k ukončení nebo opětovnému otevření paralelního úkolu

8. Datum zahájení a datum ukončení úkolu

9. Aktivovat procento pokroku úkolu

10. Přidat tagy pro úkol. Správa závažnosti, priority, atd. Filtrovat vaše úkoly pomocí tagů.

Podobně jak ve všech ostatních aplikacích v GroupCamp Projektu, nastavení aplikace Úkoly umožňují  vymezit používané funkce a oprávnění pro uživatele.

Podrobnější informace na FAQ: Jak nastavit aplikaci Úkoly? (Článek v angličtině).

Poznámka: není-li k zapotřebí, aplikace Úkoly může být v projektu dezaktivována.

Aktivací kolonky "%" můžete řídit pokrok na daném úkolů. Procento pokroku bude tímto aktivováno i pro paralelní úkoly.

Poznámka: Má-li úkol definovaný datum zahájení, "% " (procento pokroku) je povinně aktivováno.

Poznámka: souhrnné údaje o odhadované době jsou vypočtené s ohledem na pokrok v úkolu (odhadovaná doba úkolu = 10 dní, % procento pokroku = 40%, Odhadovaná doba, již provedena = 4 dny, Odhadovaná doba, posud neprovedena = 6 dní). Víc informací v článku Aplikace Přehled.

Pomocí GroupCamp, každý uživatel může synchronizovat všechny své termíny (přidělené úkoly a milníky) ve svém osobním kalendáři.

• Přes API Gcal, kalendáře Google a Google Apps,
• Při použití formátu iCalendar, kalendáře Outlook, Apple iCal, atd...

Podrobnější informace na FAQ:

• Jak synchronizovat Google Kalendář s GroupCamp? (Článek v angličtině)
• Jak používat formát iCalendar k synchronizaci úkolů a milníků? (Článek v angličtině)

Aplikace Úkoly povoluje založit opakující se úkoly. Opakující se úkoly fungují stejně jako opravdové úkoly a jsou automaticky generovány na základě vašich kritérií.

Správa opakujících se úkolů on-line vám povoluje již nezapomínat na své opakující se úkoly. Podrobnější informace na FAQ: Jak používat opakující se úkoly? (Článek v angličtině)

Umístěte myš na úkol a klikněte na tlačítko Přidat záznam o času stráveném na tomto úkolu.

Zadejte požadovanou informaci a klikněte na Ok.

Záznam o stráveném času byl uložen, je možné ho upravit, smazat nebo přidat další záznam.

Záznam o stráveném času je zobrazen při úkolu.

V aplikaci Čas projektu, je uložen záznam o strávené době.

Poznámka: jedno z nastavení aplikace Čas umožňuje povinný záznam strávené doby na úkolech v projektu. Podrobnější informace na FAQ: Jak nastavit aplikaci Čas? (Článek v angličtině)

Nastavit rozpočet času podle činnosti v projektu GroupCamp je velice snadné.

1. Vytvořte vaše kategorie aktivit (Například Design, Vývoj, Prodej, Intervence, atd). Tyto kategorie jsou společné pro všechny vaše projekty.
2. V řídícím panelu projektu aplikace Přehled, vytvořte váš rozpočet podle činnosti.
3. Členové projektu zaznamenávají  strávený čas do vybraných kategorií.
4. Rozpočet podle činnosti je aktualizován v řídícím panelu.

Pozdní termíny splatnosti budou označeny červeně v GroupCamp Projektu. Aplikace Přehled projektu zobrazí všechny zpožděné termíny před doporučením nového termínu splatnosti v kalendáři projektu.

Řídící panel projektu (aplikace Přehled) umožňuje sledování úkolů v projektu.

Shrnutí projektových údajů umožňuje zobrazit:

• počet úkolů v průběhu, v zpoždění, počet dokončených úkolů
• odhadovanou dobu, která byla provedena nebo je k provedení, a celkem odhadovanou dobu pro daný projekt (včetně dokončených úkolů).

Plán projektu s termíny pro úkoly a milníky

Zpoždění v projektu s úkoly, nebo s milníky návaznými na úkoly, v zpoždění

GroupCamp Projekt dovoluje pozvat své klienty ke spolupráci na projektu on-line.

Chcete-li spravovat své interní úkoly a úkoly vašich klientů ve stejném společném projektu, můžete použít soukromé seznamy. Vaši klienti neuvidí úkoly na těchto seznamech, které budou dostupné pouze uživatelům ve vaší společnosti. Podrobnější informace naleznete v rubrice: Sdílejte vaše projekty s klienty a partnery